Tärkeä paperi hukassa?

Helppoa tiedon hallintaa
Toimistoissa on edelleen paljon asiakirjoja, sopimuksia ja muita dokumentteja, joita säilytetään paperisena mapeissa ja toimistojen pöydillä. Kaikista dokumenteista ei aina ole sähköisiä versiota. Tämä vaikeuttaa tietojen hakua ja on myös riski tietojen katoamiselle esimerkiksi tulipalon sattuessa. Paperiset dokumentit tulevat varmasti vielä säilymään rinnalla, mutta niistä halutaan kopiot paikkaan, jossa ne ovat helposti haettavissa ja turvassa. Dokumenttien hallinta koetaan usein vaivalloiseksi, aikaa vieväksi ja kalliiksi. Nyt Toshiban laitteilla ja Sharepointin avulla tietojen skannaus, tallennus ja varmistaminen on helppoa. Säästät varmasti aikaa ja rahaa.

 

Mikä on Sharepoint?
Organisaatiot käyttävät SharePointia sivustojen luomiseen. Voit käyttää sitä turvallisena tietojen tallennus-, järjestely- ja jakamispaikkana, josta tiedot ovat saatavilla miltei millä tahansa laitteella. Tarvitset käyttöösi vain selaimen, esimerkiksi Internet Explorerin
Sharepoint on kaikenkokoisille yrityksille tarkoitettu Microsoftin ylläpitämä pilvipohjainen palvelu. Voit käyttää sitä turvallisena tietojen tallennus-, järjestely- ja jakamispaikkana, josta tiedot ovat saatavilla miltei millä tahansa laitteella. Sen sijaan, että SharePoint Server asennettaisiin ja otettaisiin käyttöön paikallisesti, mikä tahansa yritys voi tilata käyttöönsä Office 365 –palvelupaketin. Tämän jälkeen työntekijät voivat luoda sivustoja ja jakaa niissä tiedostoja ja tietoa työtovereidensa, yhteistyökumppaneidensa ja asiakkaidensa kanssa

Mitä etua saat Toshiba laitteella ja Sharepoint- pilvitallennuksella?
Microsoft Sharepoint -konnektorin avulla voi käsitellä paperiasiakirjoja samalla tavalla kuin niitä olisi tallentamassa tai arkistoimassa tietokoneelta Sharepoint-järjestelmään. Sharepoint integroituu konnektorin avulla täydellisesti Toshiban monitoimilaitteeseen.  Enää ei tarvitse ensin skannata ja lähettää esimerkiksi omaan sähköpostiin ja sen jälkeen erikseen tallentaa Sharepointin kansioon. Kaikki tieto saadaan talteen helposti ja yksinkertaisesti.

Käyttäjä kirjautuu monitoimilaitteella Sharepoint-konnektoriin. Tämän jälkeen asiakirjat skannataan, arkistoidaan ja jaetaan monitoimilaitteelta suoraan Sharepointiin. Käyttäjä voi valita Sharepoint-kohdekansion suoraan monitoimilaitteen näytöltä ja syöttää mahdolliset vaaditut tiedot asiakirjan indeksointia varten. Sharepoint-konnektorin avulla käyttäjä voi lisätä asiakirjojen työnkulkuun tehokkuutta. Sharepointin käyttäjäoikeuksien mukaisesti käyttäjä pääsee näkemään vain hänelle tarkoitetut kansiot. Skannattuja asiakirjoja voi tarkastella ja muokata esikatselunäkymässä ennen lähettämistä.

Nerokkaat ratkaisut täydentävät toisiaan
Kaikenkokoiset yritykset ja organisaatiot voivat luottaa Toshiban ja IT4B:n ratkaisuihin. Toshiban tietoturvallisilla monitoimilaitteilla kopiointi, tulostus, skannaus ja faksaus sujuvat vaivattomasti sekä luotettavasti.
Kysy meiltä lisää!